Politica di Whistleblowing

Introduzione

BitChange Pro AG ("la Società", "BitChange Pro") è un fornitore di servizi finanziari regolamentato, con sede in Svizzera e autorizzato dall'Autorità Federale di Vigilanza sui Mercati Finanziari (FINMA). Le leggi e i regolamenti amministrati dalla FINMA e dalle autorità di regolamentazione europee sono vincolanti per la Società, i suoi azionisti, i membri del consiglio di amministrazione, i dipendenti, i consulenti e gli appaltatori.

La presente Politica di Whistleblowing ("Politica") si applica a tutti i dipendenti di BitChange Pro, ai distaccati, agli stagisti, ai consulenti esterni e agli appaltatori della Società ("Persona Rilevante") dalla data di assunzione o di incarico presso la Società.

Lo scopo di questa politica è incoraggiare le Persone Rilevanti a segnalare qualsiasi atto illecito, irregolarità, episodio di sospetta frode, comportamento scorretto e altre violazioni di leggi, regole e regolamenti delle autorità competenti, e di tutte le politiche e procedure in vigore presso la Società.

Whistleblowing e il Principio di Buona Fede

Il whistleblowing è una divulgazione di informazioni fatta in buona fede, che si riferisce a un comportamento scorretto reale o sospetto. Costituisce qualsiasi dichiarazione, rapporto o comunicazione fatta in buona fede ai sensi della presente Politica, in base alla quale il Whistleblower sarà protetto da qualsiasi impatto negativo relativo a qualsiasi indagine e/o risultato della stessa.

Tutte le Persone Rilevanti devono esercitare la dovuta diligenza, onestà, trasparenza e integrità nell'adempimento delle proprie responsabilità, e conformarsi a tutte le leggi e i regolamenti applicabili. Pertanto, tutte le Persone Rilevanti che agiscono in buona fede sono incoraggiate a segnalare qualsiasi comportamento scorretto.

Ambito di Applicazione

Questa politica è progettata per consentire alle Persone Rilevanti di sollevare preoccupazioni internamente e di divulgare informazioni che la Persona Rilevante ritiene dimostrino cattiva pratica o scorrettezza. Tali preoccupazioni possono includere ma non sono limitate a:

• Cattiva pratica generale e comportamento scorretto – come la commissione di condotte criminali, immorali, illegali o non etiche
• Grave cattiva condotta
• Potenziali infrazioni delle politiche e procedure di BitChange Pro
• Potenziali infrazioni dei requisiti applicabili delle leggi svizzere e/o delle regole e dei regolamenti della FINMA
• Potenziali infrazioni dei regolamenti di audit (o altri applicabili)
• Mancato rispetto di un obbligo legale
• Cattiva pratica finanziaria, scorrettezza o frode
• Tentativi di occultare uno qualsiasi dei punti sopra elencati

Riservatezza e Anonimato

Una Persona Rilevante che segnala un sospetto di cattiva condotta o comportamento scorretto ("Whistleblower") può scegliere di rimanere anonima o richiedere che la propria identità sia mantenuta riservata.

Anonimato significa che la Persona Rilevante non fornisce alla Società il proprio nome quando segnala la preoccupazione. Una segnalazione fornita in modo anonimo deve contenere tutte le informazioni rilevanti e le prove documentali di supporto (se disponibili) sufficienti a consentire a BitChange Pro di condurre un'indagine approfondita.

Riservatezza significa che la Persona Rilevante fornirà il proprio nome al momento della segnalazione ma ha il diritto di richiedere che la Società non riveli la sua identità come Whistleblower.

La Società si impegna a non rivelare la fonte delle accuse a nessuno al di fuori del team di indagine, a meno che il Whistleblower non acconsenta alla divulgazione. In determinate situazioni, la Società potrebbe essere obbligata da un'autorità regolamentare o giudiziaria competente a rivelare l'identità di un Whistleblower.

Protezione e Non Ritorsione

BitChange Pro garantisce che nessuna ritorsione sarà presa contro qualsiasi Persona Rilevante che effettui una segnalazione in buona fede. Le protezioni includono:

• Protezione contro il licenziamento o la risoluzione del contratto
• Protezione contro azioni disciplinari
• Protezione contro discriminazione o trattamento sfavorevole
• Protezione contro molestie o intimidazioni
• Mantenimento della riservatezza dell'identità del Whistleblower

La protezione prevista dalla presente Politica non si applicherà a una Persona Rilevante che abbia consapevolmente effettuato una falsa accusa di cattiva condotta o comportamento scorretto. Effettuare consapevolmente una falsa o maliziosa accusa di comportamento scorretto costituisce grave cattiva condotta per la quale la Società adotterà provvedimenti disciplinari.

Procedura di Segnalazione

Le segnalazioni possono essere effettuate attraverso i seguenti canali:

• Email: [email protected]
• Compliance Officer: Contatto diretto con il Compliance Officer della Società
• Canale anonimo: Sistema di segnalazione anonimo disponibile sulla piattaforma interna
• Posta: Segnalazione scritta indirizzata al Compliance Officer presso la sede legale

Processo di Indagine

Una volta ricevuta una segnalazione, BitChange Pro seguirà il seguente processo:

1. Conferma di ricezione della segnalazione entro 5 giorni lavorativi
2. Valutazione preliminare della segnalazione da parte del Compliance Officer
3. Nomina di un team di indagine indipendente, se necessario
4. Conduzione dell'indagine con la dovuta diligenza e riservatezza
5. Comunicazione dei risultati al Whistleblower (ove possibile) entro 30 giorni
6. Adozione delle misure correttive appropriate
7. Documentazione completa dell'intero processo